MailStore E-Mail-Archivierung

Unternehmen sind seit dem 01.01.2017 dazu verpflichtet E-Mail vollständig, originalgetreu und manipulationssicher über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Wird der Archivierungspflicht nicht nachgekommen, kann dies mit steuerrechtlichen, und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Wir haben auf Grundlage des MailStore Archivierungssystem eine eigenständige Soft- und Hardware Lösung zur rechtssicheren eMail Archivierung nach GoBD entwickelt.

Die E-Mail ist zweifellos eines der wichtigsten und umfassendsten Kommunikationsmedien eines Unternehmens. Wissensansammlungen entstehen, die das Wissen von vielen Jahren umfassen und täglich weiter wachsen.
Oftmals werden die per E-Mail übertragenen Daten nur in den Postfächern der Mitarbeiter gespeichert. Die Systeme auf denen die E-Mail-Server laufen wurden jedoch nicht zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung solch großer Datenmengen konzipiert. Daraus können verschiedene technische, wirtschaftliche und rechtliche Probleme resultieren.

Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. (Quelle: Bundesfinanzministerium).

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Anwender können häufig in ihrem Postfach unbemerkt wichtige E-Mails löschen. Auf diese Weise verlieren Unternehmen täglich wichtige Daten. Durch die Archivierung der E-Mails können alle bestehenden, sowie zukünftig ein- und ausgehende E-Mails im Unternehmen gesichert werden. Datenverluste können, durch das Archivieren von E-Mails, vor der Zustellung an den Anwender, vollständig ausgeschlossen werden.

Alle Vorteile im Überblick gibt es hier !

 
Wir sind Registered Partner, der Firma MailStore.