MailStore E-Mail-Archivierung

Die E-Mail ist zweifellos eines der wichtigsten und umfassendsten Kommunikationsmedien eines Unternehmens. Wissensansammlungen entstehen, die das Wissen von vielen Jahren umfassen und täglich weiter wachsen.
Oftmals werden die per E-Mail übertragenen Daten nur in den Postfächern der Mitarbeiter gespeichert. Die Systeme auf denen die E-Mail-Server laufen wurden jedoch nicht zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung solch großer Datenmengen konzipiert. Daraus können verschiedene technische, wirtschaftliche und rechtliche Probleme resultieren.

Unternehmen sind seit 2017 dazu verpflichtet E-Mails vollständig, originalgetreu und manipulationssicher über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Wird der Archivierungspflicht nicht nachgekommen, kann dies mit steuerrechtlichen, und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Häufige Missverständnisse im Hinblick auf die E-Mail-Archivierung:

E-Mail-Archivierung ist nur für Konzerne wichtig
Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Jeder Geschäftsbetrieb ist somit verpflichtet, E-Mails rechtssicher zu archivieren.
E-Mails werden mit dem täglich Backup gesichert, das reicht
Die Speicherung der E-Mails mittels Datensicherung ist nicht ausreichend, da diese nicht ausreichend manipulationssicher ist. Datensicherungen laufen häufig zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wurden empfangene E-Mails zwischen zwei Sicherungen empfangen und gelöscht, sind sie nicht im Backup enthalten.
E-Mail-Archivierung steht nicht mit der DSGVO im Einklang
Mit Hilfe regelbasierter Löschung, wobei festgelegt wird, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (z.B. Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden, entstehen keine Konflikte mit der DSGVO.
Das Ausdrucken der E-Mails ist ausreichend
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Aus-
druck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
Das Archivieren von Rechnungen ist ausreichend
Verpflichtend ist, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, wie Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Durch die Archivierung der E-Mails können alle bestehenden, sowie zukünftig ein- und ausgehende E-Mails im Unternehmen gesichert werden. Datenverluste können, durch das Archivieren von E-Mails, vor der Zustellung an den Anwender, vollständig ausgeschlossen werden.

Einen ausführlichen Leitfaden zur E-Mail-Archivierung gibt es hier !

 
Wir sind Registered Partner, der Firma MailStore.